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Publications extra-professionnelles: Les bases d'une bonne Data            

La Data dans tous ses états

La numérisation de l'information fait que l'on saisie, collecte et récolte toujours plus d'informations; on amasse et on amasse toujours plus de data. Et par la même occasion, on agrège, analyse et maltraite cette data dans tous les sens sans savoir que cette data était déjà à l'origine mal-traitée, mal référencée.
Avant de construire son univers Data, voici un petit rappel essentiel des règles d'or de la data et quelques bonnes pratiques pour bien gérer votre entrepôt de données, votre CRM et autres bases pivots.

Les règles d'or de la Data

Parmi les différentes règles sur la gouvernance Data, voici les 3 que je vous conseille de retenir:

  1. Une donnée fausse donne des résultats faux
  2. Votre référentiel sans clé unique n'est pas un référentiel
  3. La valeur est dans la liaison
  4. L'onboarding est la clé du succès
  5. Créer le cercle vertueux de la DATA

Donnée fausse, analyse fausse

Une donnée erronnée conduit à une analyse erronée. Comme le disent les anglo-saxons et en premier lieu Scott Taylor, "Shit in - Shit Out", il est important de comprendre comment sont saisis les informations à la source. Qui intervient sur la saisie et les modifications pour savoir comment ces informations sont mises à jour.
Cette revue vous permet de valider là où vous devez sécuriser, normaliser et assainir le coeur des données que vous souhaitez analyser.
Et plus la donnée est coeur de votre système d'information est instable, plus vous devez relever de vigilance sur les études que vous souhaitez faire.

Votre référentiel est unique!

Le référentiel que vous construisez doit respecter la sacro-sainte règle d'unicité: pas de duplication dans vos réferences. Si vous outrepassez cette règle, vous retombez dans la première règle. Un référentiel clair, logique et précis est un des gages de bonne interopérabilité d'un système d'information.
Dans un CRM par exemple, votre référentiel est votre base client, et plus votre référentiel est sûr, plus vos prévisions commerciales sont justes.
Il est donc important de bien appréhender ce qui au fondement de votre référentiel et qui en assure la stabilité dans le temps.

Linkage is Value

Comme le dit Christian Quest de l'Etalab, “la valeur de la donnée ne se révèle que lorsqu'on les relie entre elles”. Plus la donnée est liée, plus vos exigences de référentiel doit être fort...

Maîtriser son univers Data

Que vous l'appeliez base de donnée, datalake, datawarehouse, datamart, etc. Tout revient à distinguer l'essence de la donnée et de sa substance. Une bonne gouvernance DATA consiste donc à bien comprendre les informations qui ont un sens à vos utilisateurs, et de savoir distinguer ce qui fait:
  • L'essence de la donnée: à savoir ce qui fait son coeur, à savoir sa référence et les caractéristiques de l'info
  • La substance de la donnée: à savoir son utilité, à savoir son contexte, ses interactions et ses observations

L'Onboarding est la clé

Afin de s'assurer d'un référentiel sain, il faut revenir au fondamental de la première règle et se poser les bonnes questions sur comment vos utilisateur ont identifié à la source votre client ou votre prospect. Tout vient de l'entrée en relation avec votre client: comment l'avez-vous identifié?
C'est ce que l'on appel l'onboarding (l'embarquement). C'est la pratique par laquelle on utilise les moyens techniques pour identifier et saisir les informations sur un tiers en un minimum de temps, lors de l'entrée en relation. L'enjeu est d'identifier le plus rapidement possible, et ce de manière unique et fiable, tout tiers, dès que ce dernier entre en contact avec vous.
  • Vos formulaires webs (landing-page / webform) permettent-ils à vos prospects d'indiquer clairement qui ils sont?
  • Vos appels entrants sont-ils reliés à un CTI (couplage téléphonie-informatique) et mémorisés?
  • La saisie de vos pistes (leads) et leur conversion se basent-ils sur le même référentiel client?
  • La création de vos comptes clients est-il bien sécurisé?
Évidemment, il faut savoir rester souple et ne pas être contraignant. Comme l'onboarding est un process technique, utilisez avec intelligence les API et Webservices qui vous permettent un gain de temps incroyable dans l'identification d'un tiers: des outils simples comme la reconnaissance zone géographique (par IP), reconnaissance client (IP / domaine de l'email) et surtout l'appel à un référentiel sûr comme le propose des sociétés comme Altares, Ellisphère et même l'INSEE avec ses API en open-data!
Comme vous pouvez le constater sur cette page; il est désormais possible de valider votre entreprise dans une seule cellule grâce aux fonctionnalités de l'auto-complétion. En laissant votre prospect s'identifier de manière non contraignante, vous gérez plus vite votre transformation en ventilant directement ce prospect au bon profil commercial.

Entrez dans le cercle vertueux de la DATA gouvernance

Et pour donner vie (dans le temps) à l'information, il est impératif que l'essence même de la donnée soit dans une gestion vertueuse, à savoir respecter ces 4 étapes:

  • Identifier: comment rechercher facilement l'information et l'identifier de manière certaine
  • Dédupliquer: comment garantir l'unicité de l'information
  • Intégrer: comment disposer de tous les attributs définissant et caractérisant l'information
  • Mettre à jour: comment suivre dans les temps les changements de ces attributs
C'est le respect de ce processus qui vous permet d'être dans une gouvernance Data optimum.

La sémantique de la base de données

Comme je l'explique dans mon article sur la structure même de la donnée, toute DATA que vous souhaitez étudier se construit sur ces 5 strates:

  • Référence: garantissant l'unicité du terme
  • Caractéristiques: Comment s'accorde cette donnée
  • Contexte: Comment vous l'utilisez
  • Observations: Ce que vous apportez et annotez
  • Interactions: Ce que vous en décidez et agissez

Il est donc important de gérer votre onboarding, d'identifier au plus tôt votre tiers ou votre produit, et de faire entrer cette référence dans le cercle vertueux.

Données administratives et données commerciales

Posez-vous la question sur ce qui est maître sur la donnée, à la création et surtout à sa mise à jour.

  • Quels sont les champs "administratifs" et "légaux" que vous pouvez automatiser via des API
  • Quelles sont les données qui apporte du contexte à votre commercial, qu'il doit gérer et assurer

La DATA est un bâton en forme de carotte

Un système expert vertueux est un système transparent, qui ne laissent pas à interprétation, ni à retraitement externe. Impliquer ses commerciaux dans un CRM mais valider la performance commerciale en dehors, est un échec garantie. Le CRM doit donner des métriques clairs sur la performance du commercial, et qu'il sache clairement où il en est dans ses primes et commissions. Il s'implique ainsi à saisir et compléter ses actions commerciales.
La Data devient ainsi une carotte, et n'est plus perçu comme un devoir adminitratif contraignant.